PEOPLE02

現在担当しているのは、ファイナンスチームのパートナー弁護士です。弁護士のスケジュール管理や資料作成、書類の確認、会議や出張の手配、弁護士が登壇するセミナーのレセプションなど業務内容は多岐にわたります。スケジュール管理一つとっても、各案件の状況を把握し、案件のゴールに向けて弁護士にいつまでに何をしてもらうべきか整理する必要があるため、弁護士の状況を細やかに把握しなければいけません。特に私が担当している弁護士は社外の役員としての業務やセミナーの登壇なども多く、非常に多忙な方です。どんなに緻密に計画を練っていても、想定どおりに進まないこともあります。そんな時に私が意識しているのは、積極的に口頭でのコミュニケーションをとること。声のトーンや表情、仕草といった非言語情報から、弁護士が何を求めているのか、どんなアシストをすれば業務をスムーズに進められるかが見えてきます。例えば、弁護士が業務に追われているような話し方をしていたら、重要度と緊急度を見極めたうえで、すぐに確認してほしいことをリスト化してお渡しするなど、弁護士が自身の業務に集中できるように工夫しています。その結果、「あなたのおかげで気持ちよく仕事ができたよ」と感謝の言葉をいただいた時には、秘書として誇らしく思います。

新人の頃は基本的な業務を覚えるだけで精一杯でしたが、経験を重ねた今は、自然と＋αを追求できるようになりました。指示されていなくても「次はこの資料が必要になるだろう」と先回りして行動したり、「前にも同じようなケースがあったのですが、応用できませんか？」と弁護士に提案したり、こうしてできることが増えてきた分、これまで培ったノウハウを自分の中だけに留めておくのは勿体無いと思うようになりました。自分を含め、秘書同士でもっとスムーズにノウハウを共有できる仕組みをつくることができれば、多様な学びが得られるだけではなく、自分のやり方を見つめ直す機会にもなるのではないか、そして、年次関係なく秘書一人ひとりが常にスキルアップしていけば、事務所全体の発展にも寄与できるのではないかと考えています。そこで今後は、当事務所の秘書職のノウハウを共有知化できる仕組みづくりにチャレンジしていきたいです。