中途入所者が安心できる環境を
皆でつくっていく

中途入所者一人ひとりが、不安や悩みを抱えずに自分らしく活躍するためには、受入部署だけでなく事務所全体としてサポートできる仕組みが必要だという考えから、本プロジェクトが発足しました。当初は、人事課、広報課、総合変革課、プロフェッショナルアシスタンス部、リーガルアシスタンス部から、それぞれ課題意識を持ったメンバーが集まり、立ち上げメンバーとしてプロジェクトを主導していきました。その後もメンバーの入れ替えをしながら活動を続けています。

私はちょうどプロジェクトが発足した頃に入所したので、発足以前の様子をよく知らないのですが、当時はどういった課題があったのでしょうか。

最も大きな課題は「心理的安全性」が足りていなかった点でしょうか。当時は今と比較すると、各部署がそれぞれの役割を独立して担当していることが多かったため、必要な情報が散在していたり、入所者のサポートにおいて、部署間の連携が不十分で、疑問点をどの部署の誰に確認すれば良いのかがわかりづらく、不安を感じてしまう中途入所者が多かったのです。また、受け入れ側にも、キャリア採用＝即戦力という固定観念があり、N&Aパーソンとしては新人であるという点への配慮が十分とは言えず、「中途入所者が困っている」ことに気づくことが少々難しい状況でした。

当事務所が今後より成長していくためには、中途入所者にとってだけでなく、組織にとっての大きな課題と捉える必要がありますよね。そんな中でどのようにプロジェクトを進めていったのか気になります。

中途入所者の実態・本当に求めているものを把握・理解するため、最初に着手したのは、生の声を聞くことです。過去5年間に入所した中途入所者約80名にアンケートを実施し、「入所したときに困ったこと」「受け入れメンバーに対して思っていたこと」「どういった制度や取り組みがあれば良かったか」など、さまざまな観点からの質問に回答してもらいました。その結果、先ほどのような課題が浮かび上がったのです。

そのリアルな声をもとに、情報の一元化や受け入れ側のマインドセットなど、喫緊の課題を解決することを優先的に進めていきました。施策を提案すると、どの部署も快く手を貸してくれたのが印象的でした。中途入所者が自分らしく働ける環境を整えたいという想いに、皆が共感してくれたのが嬉しかったです。

情報の一元化という点では、所内のイントラにオンボーディングサイトを作成し、各部署管轄のページに点在している情報やシステムのマニュアルなどの情報を集約しました。また、事務所内でよく使われているN&A独特の用語をすぐに調べられるよう、所内に呼びかけ、各部署協力のもと、用語集を作成しました。中途入所の場合、同期が少なく不安という声も多かったので、部署を越えた横のつながりを構築するため、年４回「Welcome Circle」という交流企画を開催するなど、業務内外でのフォロー体制を整えました。

さらに、受け入れ側のマインドセットのために、中途入所者が感じていることや、どのようなステップでフォローしていくと良いかなどを丁寧にまとめた資料を作成しました。他にもさまざまな施策を行いましたが、受け入れ側の意識を変えるのに最も寄与したのは、多部署のスタッフで構成されたオンボーディングプロジェクトチームが、各所で、このプロジェクトの目的や活動内容を伝えた結果、「オンボーディング」という用語をはじめ、このプロジェクトの存在が認知されていったことだと思います。私が所属しているプロフェッショナルアシスタンス部では、部署独自のオンボーディングプロジェクトができ、秘書全体に中途入所者や復職者からの相談に乗ってくれるメンバーを募集したところ、50名以上が自ら手を挙げてくださって感動しました。

多様な施策を行っていますが、中でも反響が大きいのは、R.S.さんが主体となって進めてくれている入所初日の「Welcome Mail」とITセッションですよね。

そう言ってもらえるなんて嬉しいです。「Welcome Mail」は、パソコンなどのシステムのマニュアルから各種問い合わせ先まで網羅した資料です。問い合わせ先は、メール・電話・チャットすべて用意しています。またITに問い合わせるべきか判断できずどこに相談したら良いか迷うことについても遠慮なくお問い合わせくださいと案内しています。ITセッションは、「ITについてわからないことは初日にすべて潰してしまおう」というコンセプトのもと、中途入所者を対面で集め、パソコンのセットアップをする取り組みです。

当事務所には英語話者のスタッフも多いのですが、英語面でのフォローが足りていないことが課題の一つでした。そのような中、R.S.さんが、日英の２言語でITセッションを開催してくださっているので、英語話者のスタッフもこぞって参加してくれるようになりました。

プロジェクト発足時と比較して、風通しが格段に良くなりましたよね。事務所が変革期にあり、皆でより良い形を作り上げていこうとする風潮も相まって、中途入所者に限らず、困ったことや質問があれば、すぐに身近な人に相談して解決していこうという流れになっていると思います。

中途入所者から「こんなにヘルプデスクに連絡がしやすいとは思わなかった。他のスタッフに対しても、もっと自分から相談していこうと思う」という声が寄せられるなど、このプロジェクトの効果が出てきていることを私も実感しています。また、ITセッションはかなり好評でして、最初はひと月に1~2人参加する程度かなと思っていたのですが、今では毎月2回、一回につき10人以上参加することもある取り組みになりました。

同期がいないことへの不安を感じている中途入所者も多かったのですが、このプロジェクトによる交流企画以外に、同じ趣味を持つスタッフによるランチ会「MADOI」の効果も加わって、「横のつながりが増えて安心した」という声が多数寄せられました。

さらに、施策によっては中途入所者向け以外の目的でも活用されており、プロジェクトの影響力の大きさを感じます。例えば、中途入所者のために、写真や補足メモを入れた当事務所のオフィスマップを作成したのですが、現在は秘書の新人研修の資料としても活用されています。

良いものは他の場面でもどんどん活用していこうという当事務所の風土があるからこそ、スピーディに広めていけるのだと思います。今日改めて、本プロジェクトが事務所全体に良い効果をもたらすことができているのだと気づき、誇りを感じました。

プロジェクト発足時の課題はある程度解決することができたので、今行っている施策の質を上げていくことが重要だと思います。また、東京だけでなく、国内の他拠点や海外拠点にもこのプロジェクトを波及させていきたいと考えていますが、現場によって抱えている課題は異なるので、各拠点の意向に沿った取り組みができるよう、協力していきたいです。
入所を検討されている方には、事務所全体として中途入所者が活躍できる環境をさらに整備していきますので、安心してくださいと、胸を張って伝えたいです。

M.O.さんが言うとおり、東京事務所で培ったオンボーディングのノウハウを、各拠点にも活用していけたらと考えています。そのためには、このプロジェクトのメンバーだけでなく、当事務所のすべてのスタッフが「受け入れる側である」ことを自覚し、中途入所者が心地よく働ける環境とはどんな環境なのかを、一人ひとりが考え続けられる組織でありたいです。入所を検討している方には、不安があるならどんなことにも相談に乗るので、大丈夫ですよと伝えたいですね。

今後は、すでに入所しているスタッフに対しての施策だけでなく、入所を検討している求職者に対して、安心して働ける環境があることをどう伝えていくかを考えることが大切だと思います。私自身中途で入所したのですが、求人票に書いてある情報以上に魅力的な制度や環境があることを知り、とても驚いたのを覚えています。そのため、オンボーディングの施策内容含め、求職者に当事務所の魅力をしっかり届けることにフォーカスしていきたいです。その上で、入所を検討している方には「わからないことがあったときは、ITに関係ないことでも構わないので、なんでもまずは私に聞いてください！」と伝えたいです。